Baumanagement | Adressliste

Übersicht

Es wird Dir die Übersicht aller im Projekt befindlicher Adressen angezeigt. Wählst Du eine Adresse an, so werden Dir die Informationen und unten der Standort der Firma angezeigt, falls eine Adresse hinterlegt ist.

Über das grüne Plus (1) kann eine neue Adresse hinzugefügt werden.

Mit dem Schraubenschlüsselsymbol (2) kann eine bestehende Firma bearbeitet werden.

Du kannst Dir die Adressliste als PDF (3) generieren lassen.

Beim Export (4) hast Du die Möglichkeit Dir von allen Personen VCFs erstellen zu lassen. Ebenfalls hast Du die Möglichkeit die Adressliste als Excel zu exportieren. Beim Excelexport erstellt es Dir eine Excelliste mit den Firmen und eine mit den Personen.

Sind die Hauptnummer (5) sowie die E-Mailadresse (6) der Firma ausgefüllt, können diese direkt angerufen beziehungsweise ein E-Mail mit der Firma als Empfänger geöffnet werden.

Firmen, welche für Mängel verwendet werden, erhalten einen einzigartigen Link (7), welcher in der Adressliste kopiert werden kann. Mit diesem Link haben die Unternehmen Zugriff auf Ihre Pendenzen / Mängel. Dieser Link wird ebenfalls beim Massenversand versendet und ist dort auf dem PDF als QR-Code ersichtlich.

Um schnell eine neue Person (8) einer Firma hinzuzufügen, kann das kleine grüne Plus genutzt werden.

Personen welche nach Ihrem Namen ein Asterisk (*) haben, sind in den Einstellungen als zuständige Person gesetzt. Bei jeder Person hat man folgende Möglichkeiten von links nach rechts (9), je nachdem welche Angaben ausgefüllt sind:

Direktwahl anrufen

Mobil anrufen

E-Mail öffnen

QR-Code erstellen zum Speichern der Informationen

Informationen kopieren

VCF erstellen

Person bearbeiten

PDF erstellen

Beim Drucken der Adressliste kann gewählt werden, welche Kategorien (1) auf dem Ausdruck erscheinen sollen. Hier hast Du verschiedene Möglichkeiten:

Über PDF versenden (2) wird eine E-Mail mit dem PDF der Adressliste im Anhang geöffnet. Als Empfänger sind alle Personen eingetragen, welche als Zuständig markiert sind.

Mit PDF erstellen (3) wird die Adressliste generiert und das PDF wird in Deinem PDF-Programm geöffnet.

Um den Vorgang abzubrechen, kannst Du das Fenster schliessen (4).

Über die drei Balken hast Du die Möglichkeit weitere Optionen zu öffnen (Siehe unten).

Über die drei Balken hast Du folgende Optionen:

Ist der Seitenumbruch pro Kategorie (1) aktiv, so wird Dir vor jeder neuen Kategorie ein Seitenumbruch eingefügt.

Wenn Personen drucken (2) aktiv ist, werden Dir auf dem PDF-Ausdruck zu den Adressen jeweils auch die Personen angezeigt.

Mit dem Massenversand (3) hast Du die Möglichkeit aus einer Liste aller erfassen Personen die anzuwählen, welche Du als Empfänger möchtest.

Du kannst ein PDF-Ausdruck für die ausgewählte Adresse (4) generieren.

Wenn Du eine Suche eingegeben hast, kannst Du Dir ein PDF von allen angezeigten Adressen (5) erstellen lassen.

Adresse hinzufügen

Über das grüne Plus oben rechts kann eine neue Adresse erstellt werden. Anschliessend kann die Adresse in den bereits einmal erfassten Adressen oder in einer Suchmaschine gesucht werden, um die Firma zu importieren.

Andernfalls kann die Adresse auch manuell erfasst werden. Hier hat man die Auswahl aus Neue Adresse um eine Firma anzulegen oder Neue Käuferschaft / Mieterschaft um eine Käufer- oder Mieterschaft anzulegen.

Eine weitere Möglichkeit eine Adresse anzulegen ist, eine VCF-Datei importiert. Es wird dabei der Firmenname und die Person ausgefüllt, nachträglich muss der Firma noch einer Kategorie zugeteilt werden. Wichtig ist zu beachten, dass nicht mehrere Personen pro Firma importiert werden können, da es ansonsten die Firma mehrfach anlegt. Bitte bearbeite die Firma über das Schraubenschlüsselsymbol und importiere die VCFs unter Personen.

Adresse importieren

Beim Import kann in der firmenübergreifenden Adressliste nach einer Adresse gesucht werden. Die zu importierende(n) Adresse(n) können angewählt werden und über Fortfahren zum nächsten Schritt gewechselt werden.

Nun hast Du die Möglichkeit anzugeben, welche BKP-Nummer(n) Du für die ausgewählte Adresse hinzufügen möchtest. Falls eine BKP-Nummer fehlt, so kann diese im Adminmenü hinzugefügt werden. Diese Option ist nur für Superuser möglich.

Ebenfalls hast Du unten rechts die Möglichkeit, die Firma ohne BKP-Nummer zu erfassen. Es können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch BKP-Nummer(n) ergänzt werden.

Im nächsten Schritt hast Du die Möglichkeit auszuwählen, welche Personen Du in das Projekt übernehmen möchtest.

Wird bei der firmenübergreifenden Adressliste die Adresse nicht gefunden, hast Du die Möglichkeit diese über Google oder Search zu importieren. Ebenfalls kannst Du die Firma oder Mieterschaft / Käuferschaft auch manuell anlegen.

Firma hinzufügen

Auf der Übersicht der Adresse kannst Du die Angaben zu der Firma ausfüllen.

Du hast die Möglichkeit die Adresse über das Kopier-Icon (1) zu kopieren oder über den Papierkorb (2) wieder zu löschen.

Zudem hast Du noch folgende Punkte zur Auswahl / Option:

Jede Adresse muss einer Kategorie zugewiesen sein. Falls die gewünschte Kategorie fehlt, kann diese von einem Superuser oder der Projektverwaltung in den Projekteinstellungen ergänzt werden.

Über das Plus neben dem Feld mit den BKP-Nummern kannst Du BKP-Nummer(n) hinzufügen oder entfernen. Zudem hast Du bei jeder BKP-Nummer, welche hinzugefügt wurde, über das Stiftsymbol die Möglichkeit die Bezeichnung für dieses Projekt anzupassen.

Ist Für Mängel verwenden aktiv, so kann die Firma beim Erfassen von Pendenzen / Mängel in der Pendenzen-/Mängelliste ausgewählt werden. Die Option wird bei der Kategorie Unternehmen automatisch aktiv.

Wird eine Adresse deaktiviert, so wird sie in der Adressliste grau hinterlegt. Die Adresse ist auf dem PDF-Ausdruck nicht mehr ersichtlich.

Unter Interne Bemerkungen können Bemerkungen eingetragen werden, welche nur von Personen eingesehen werden können, welche einen Zugang zum REΛLVIEW und Zugriff auf das Projekt haben.

Mieterschaft / Käuferschaft hinzufügen

Auf der Übersicht der Adresse kannst Du die Angaben zu der Mieterschaft / Käuferschaft ausfüllen.

Du hast die Möglichkeit die Adresse über das Kopier-Icon (1) zu kopieren oder über den Papierkorb (2) wieder zu löschen.

Zudem hast Du noch folgende Punkte zur Auswahl / Option:

Jede Adresse muss einer Kategorie zugewiesen sein. Falls die gewünschte Kategorie fehlt, kann diese von einem Superuser oder der Projektverwaltung in den Projekteinstellungen ergänzt werden.

Wird eine Adresse deaktiviert, so wird sie in der Adressliste grau hinterlegt. Die Adresse ist auf dem PDF-Ausdruck nicht mehr ersichtlich.

Unter Interne Bemerkungen können Bemerkungen eingetragen werden, welche nur von Personen eingesehen werden können, welche einen Zugang zum REΛLVIEW und Zugriff auf das Projekt haben.

Personen

Unter Personen werden Dir alle bereits zu dieser Firma erfassten Personen in diesem Projekt angezeigt. Über das grüne Plus (1) hast Du die Möglichkeit noch weitere Personen hinzuzufügen.

Direktwahl anrufen

Mobil anrufen

E-Mail öffnen

QR-Code erstellen zum Speichern der Informationen

VCF erstellen

Wenn man eine neue Person anlegt oder durch Anklicken einer Person diese bearbeitet, können die Angaben bearbeitet oder ergänzt werden. Zusätzlich hat man folgende Optionen:

Wird eine oder mehrere Personen als Zuständig markiert, so werden diese in der Adressliste mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet. Beim Versand der Pendenzen-/Mängelliste an die Unternehmen, erhalten jeweils die zuständigen Personen die E-Mail. Ist bei einer Firma keine Person als Zuständig hinterlegt, wird beim Versand der Pendenzen-/Mängelliste die E-Mailadresse der Firma genommen.

Ist eine Person deaktiviert, so wird die Person in der Adressliste weiterhin angezeigt, ist jedoch grau hinterlegt. Die Person erscheint nicht mehr beim Generieren des PDFs.

Ist eine Person ausgeschieden, so wird die Person in der Adressliste weiterhin angezeigt, ist jedoch grau hinterlegt und durchgestrichen. Die Person erscheint nicht mehr beim Generieren des PDFs.

Über Löschen, wird die Person komplett aus dem Projekt gelöscht und müsste falls gewünscht neu hinzugefügt werden.

Verträge

Über das grüne Plus (1) kannst Du einen Vertrag mit einer Bezeichnung und einem Betrag hinterlegen. Anschliessend hast Du die Möglichkeit dem Vertrag noch ein Datum und eine Nummer hinzuzufügen.

Zusätzlich hast Du die Möglichkeit dem Vertrag ein Dokument (2) hinzuzufügen.

Wird ein Vertrag nicht mehr gebraucht, so kann dieser deaktiviert (3) werden.

Wählst Du ein Dokument an, so öffnet sich eine Vorschau des Dokuments, sowie weitere Informationen. Hier kann das Dokument gelöscht. Über die drei Balken kann das Dokument heruntergeladen werden.

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