Dank der Integration des Betriebs ins Baumanagement behältst Du Deine Projekte auch nach der Bauphase optimal im Überblick. Auf den nächsten Seiten zeigen wir Dir, wie der Betrieb eingerichtet wird und so effizient wie möglich verwendet werden kann.
Einrichtung
Du hast in dem Projekt ein violettes Icon für den Betrieb. Als Projektverwalter hast Du darin die Möglichkeit die Funktion zu aktivieren (1). Anschliessend werden Dir diverse Einstellmöglichkeiten angezeigt.
Die eingetragene Bezeichnung (2) wird anschliessend den Nutzern (beispielsweise den Bewohnern) angezeigt.
Wenn die Bewirtschaftung (3) aktiviert ist, kann aus den erfassten Usern die Bewirtschaftung und Facility Management ausgewählt werden. Bei einer externen Bewirtschaftung, werden diese unter Zugang angelegt. Wenn keine Bewirtschaftung vorhanden ist und alle Meldungen direkt in die Pendenzen-/Mängelliste gelangen sollen, kann dies deaktiviert werden.
Du kannst die Standardwerte (4) festlegen. Werden die Meldungen in die Pendenzen-/Mängelliste übertragen, werden automatisch die ausgefüllte Abnahmeart, das Unternehmen und die Klassifizierung gesetzt.
Bei Status für Garantie (5) kann gewählt werden, welchen Status die Meldungen beim Übertrag in die Pendenzen-/Mängelliste erhalten, wenn die Bewirtschaftung Garantie wählt.
Die Anzeige-Abnahmeart (6) legen fest, welche Abnahmearten die Nutzer des Betriebs sehen dürfen. Die Standard-Abnahmeart, welche vorhin gesetzt wurde, ist immer automatisch aktiv.
Bestimme mit der Gültigkeit (7) die Laufzeit Deines Betriebs. Hier gibt es zu beachten, dass nach Ablauf der Gültigkeit, der Login für die Bewohner / Bewirtschaftung nicht mehr möglich ist. Das Erfassen von Meldungen kann über die Projektstruktur pro Struktur definiert werden.
Der Weblink (8) wird an die Nutzer für den Login angegeben.
Entscheide selber ob Du eine Registrierung (9) durch die Nutzer zulassen möchtest. Ist die Funktion aktiv, können die Bewohner sich selbst über den Weblink registrieren und sich ihrer Wohnung zuweisen.
Benachrichtigungen
Entscheide hier, ob du tägliche E-Mail Benachrichtigungen über die eingegangen Meldungen erhalten möchtest oder nicht. Wähle aus ob und wer aus dem Bewirtschaftungsteam und ob und wer aus dem Projektteam (Bauleitung) die täglichen Meldung erhält.
Die Benachrichtigungen an die Bewirtschaftungen berichten über die neu erfassten Meldungen. Die Benachrichtigungen an das Projektteam zeigen an wieviele Meldungen von der Bewirtschaftung weitergeleitet worden sind.
Projektstruktur
Aktiviere die Struktur (1), für welche Meldungen erfasst werden sollen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit den Zeitraum (2) festzulegen, in welchem neue Meldungen auf diese Struktur erfasst werden können. Wird hier nichts eingetragen, ist die Erfassung so lange möglich, bis die Gültigkeit des Betriebs abgelaufen ist.
Tipp: Über das blaue Icon mit den Pfeilen (3) kannst Du Änderungen direkt auf alle untergeordneten Strukturen übernehmen. Achtung, dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Zugänge erfassen
Im Betrieb gibt zwei Möglichkeiten, die Zugänge zu erfassen bzw. erfassen zu lassen.
Die erste Möglichkeit ist für Dich die weniger aufwändige. Dazu kannst Du unter Allgemein die Registrierung zulassen und allen Personen den Link zuschicken, sodass diese sich selbst registrieren und ihre Strukturen auswählen können.
Wichtig: Auch wenn diese Möglichkeit für Dich weniger Arbeit bedeutet, solltest Du dabei nicht vergessen, dass die Personen, welche Zugang benötigen sich auch auf eine falsche Wohnung oder Struktur registrieren könnten. Bleibt dies unbemerkt, werden alle Meldungen dieser Bewohner auf einen falschen Ort geschrieben.
Die zweite Möglichkeit wäre, dass Du alle Zugänge selber erfasst. Dies kannst Du in dem Reiter Zugang machen, wo Du diese über das grüne Plus erfassen kannst.
Handelt es sich bei dem Zugang um einen Bewohner, so kannst Du ihm die endsprechende Struktur (1) zuweisen. Es können nur Strukturen zugewiesen werden, welche unter Projektstruktur aktiv sind.
Wird die Bewirtschaftung (2) oder Facility Management (3) aktiviert, muss keine Struktur zugewiesen werden, da diese auf alle aktiven Strukturen Meldungen erfassen können. Möchte man die Strukturen für die Bewirtschaftung oder Facility Management einschränken, so kann dies über Einschränkung Projektstruktur (4) gemacht werden.
Ist Aufnahme ohne Dat. einschr. (5) aktiv, so wird die Datumseinschränkung der Strukturen bei der Aufnahme von Meldungen für die Bewirtschaftung oder Facility Management ignoriert.
Sobald die Zugangsdaten versendet wurden, wird ersichtlich wann diese versendet wurden.
Das E-Mailsymbol (1) wird für den Versand der Zugangsdaten verwendet. Der Versandtext kann über den Reiter Versand bearbeitet werden.
Für den Login der Nutzer kannst Du zwei Methoden wählen. Du kannst entweder den Link unter Allgemein zusammen mit den Zugangsdaten versenden, damit sich die Nutzer einloggen können oder Du kannst einen einzigartigen Link (2) pro Person generieren lassen. Mit diesem Link können die Nutzer direkt auf ihre Meldungen zugreifen ohne sich einloggen zu müssen.
Wurde ein einzigartiger Link erstellt, so kannst Du diesen über die Zwischenablage (3) kopieren oder über die Verlinkung (4) direkt in Deinem Browser öffnen und somit einsehen, was der Nutzer sieht.
Tipp: Stelle sicher, dass jeder Zugang nur die für ihn vorgesehene Gebäudestruktur erhält. Vermeide es, den Personen mit Zugang Gebäudestrukturen frei zu geben, auf welche sie keine Meldungen erfassen sollen / dürfen. Sende den Link erst, wenn dieser auch über das Zeitfenster in der Gebäudestruktur und das unter Allgemein aktiviert ist, um Rückfragen und Unklarheiten zu vermeiden.
Versand
Unter dem Versand kannst Du diverse E-Mailvorlagen hinterlegen und an die Nutzer unter Zugang versenden. Die Vorlage für den Versand kannst Du unter Zugangsdaten (1) hinterlegen.
Du kannst den Betreff, den Versandtext und einen Anhang hinzufügen. Wenn Du in dem Feld des Versandtextes stehst, können über das Pfeilsymbol nach unten (2) Platzhalter eingesetzt werden. Wichtig sind hier besonders die Platzhalter für den Weblink, Benutzername und das Passwort.
Die Zugangsdaten können in der Übersicht der Zugänge oder unter den Zugangsdaten im Versand versendet werden (3).
