Genauere Informationen zum Ablauf und die Anleitung zur Nutzung von Allthings ist auf der Support-Seite von Allthings zu finden: Partnerlösung | REALVIEW | Erstmängelmanagement
Ablauf einer Meldung
- Schritt 1: Die Meldung wird durch die Bewohnenden erfasst. Bei der Meldung kann sowohl ein Text als auch Bilder hinzugefügt werden
- Schritt 2: Prüfung der Meldung durch die Bewirtschaftung. Die Bewirtschaftung kann vorselektieren, welche Meldungen an die Bauleitung weitergeleitet werden. Wenn die Meldung an die Bauleitung weitergeleitet werden soll, so setzt die Bewirtschaftung bei dem Ticket das Label «REALVIEW».
- Schritt 3: Die Bauleitung prüft den Mangel und bearbeitet diesen im REΛLVIEW. Der Status und die Bemerkung werden automatisch ins Allthings weitergeleitet.
- Schritt 4: Die Bewirtschaftung informiert die Bewohnenden und schliesst das Ticket im Allthings ab.
Prüfung / Bearbeitung im REΛLVIEW
Über die Filterung (1) kann man die Einsicht auf die Bewohnermeldungen einschränken. Es kann auch ein Such-Favorit angelegt werden, damit der Filter schneller gesetzt werden kann (Anleitung Such-Favorit).
Das Schraubenschlüssel-Icon (2) öffnet die detaillierte Ansicht der Meldung. Die Meldung kann sowohl in der detaillierten Ansicht wie auch in der Übersicht bearbeitet werden.
Detailansicht und Rückmeldung ins Allthings
In der Bezeichnung (1) wird die komplette Korrespondenz aus Allthings (zwischen dem Bewohnenden und der Bewirtschaftung) angezeigt. Dieses Feld darf nicht bearbeitet werden, da die Änderungen aus Allthings wieder überschrieben werden.
In der Bemerkung (2) kann – beispielsweise falls es kein Mangel ist – eine Information oder Begründung eingetragen werden, welche anschliessend im Allthings für die Bewirtschaftung sichtbar ist. Der Bewohnende sieht die Bemerkung nicht, diese wird von der Bewirtschaftung an den Bewohnenden kommuniziert.
Der Status (3) kann gesetzt werden, welcher ebenfalls zurück ins Allthings importiert wird. Die neuen Meldungen erscheinen jeweils mit dem Status «Offen». Anschliessend kann der Status auf «Kein Mangel» oder «Akzeptiert» gesetzt werden. Ist ein Mangel abgeschlossen, so wird der Status auf «BL kontrolliert» gesetzt. Weitere Status welche abgeglichen werden sollen, können an REΛLVIEW gemeldet werdne.
Wurde ein Mangel akzeptiert, kann dieser wie gewohnt dem endsprechenden Unternehmen zugewiesen werden und per Massenversand die Mängel versendet werden.
Wird der Status geändert, so wird dieser automatisch ins Allthings übertragen. Es kann zwischen folgenden Status ausgewählt werden:
- Offen (1) Die Bewohnermeldung wird ursprünglich mit diesem Status ins REALVIEW übertragen.
- BL kontrolliert (2) Wenn der Mangel behoben ist, ändert dies im Allthings den Status auf Erledigt.
- Kein Mangel (3) Wichtig ist bei einem abgelehnten Mangel, eine Bemerkung einzutragen, damit die Bewirtschaftung dies an den Bewohnenden kommunizieren kann.
- Akzeptiert (4) Der Mangel wurde von der Bauleitung akzeptiert und wird behoben.
